Poste occupé : Assistante administrative

La mission générale du service de gestion est d’assurer le fonctionnement matériel du collège dans le cadre de la politique et des éducatives menées au collège.

Le service est mené par un gestionnaire, secondé par l’assistant du gestionnaire. Les activités du service se partagent entre la gestion matérielle, gestion des ressources humaines, gestion financière, gestion comptable.

J’occupe le poste de assistante administrative. Je suis chargée de la gestion administrative de l’ensemble de l’établissement. Pour ce faire je suis sous la Responsabilité du Gestionnaire et je suis en lien entre autres avec :

• Le gestionnaire afin d’organiser le service et me donner des tâches à exécuter
• l’Agent comptable pour lui transmettre les documents comptables (états de salaires, fiches absences)
• Les enseignants, distribuer le petit matériel, suivre et réceptionner des commandes
• Le personnel TOS encadrer et gérer les dossiers administratifs du personnel
• Le Rectorat afin de recevoir et envoyer des dossiers
• Collectivité Territoriale pour gérer dossiers de subventions, création de postes, formations du personnel TOS
• Les fournisseurs établir des devis et réaliser des commandes

Dans l’absolue, c’est le chef de service le gestionnaire qui définit mes missions à exécuter et contrôle après vérifications, portant sur mes activités en vue d’examiner s’elles remplissent les conditions demandées, vérification de l’exactitude, de la validée, de l’authenticité.

Mon travail est évalué de façon autonome par le gestionnaire et le principal lors des réunions de direction entre (principal adjoint, conseillère principale d’éducation, infirmières, directeur de la SEGPA, documentaliste), mais aussi par la qualité du travail que j’accomplis au quotidien.

Mes missions sont aussi évaluées à plusieurs niveaux en fonction de mes résultats des documents qualités et quantitatifs, et mes compétences relationnelles, ma collaboration et autres que je transmets à la direction, aux administrations, agents territoriaux, enseignants, parent d’élèves, élèves, fournisseurs, personnels assistants - éducation, visiteurs

Mon expérience au sein de l’éducation nationale a débuté en 2005. À cette époque, j’ai été affectée sur un poste de secrétaire de gestion (contrats Emploi Solidarité 20 heures par semaines), au collège XXXXXX. Dans le cadre de ce premier contrat, je travaille 20 heures par semaines et je découvrais le service public, ainsi que le fonctionnement administratif et financier d’un établissement scolaire.

Je n’avais eu jusque-là aucune expérience très peu significative dans ce domaine.

Par la suite, entre 2006 et 2008, un contrat de 26 heures m’a été proposé. La confiance qui m’a été accordée par mon supérieur hiérarchie directe et mon chef d’établissement m’ont persuadée que j’avais fait le bon choix professionnel.

J’ai voulu davantage m’investir et me former. Pour cela, j’ai préparé et obtenu le baccalauréat professionnel commerce en candidat libre.

Au début de l’année scolaire 2008, le chef d’établissement et le gestionnaire, conscient de ma volonté de progresser et d’être encore plus performante au collège, a soumis ma candidature au rectorat de la Guyane, afin que l’on me propose un poste d’adjointe administratif à temps plein. Cette proposition a été validée et depuis ces années-là jusqu'à ce jour, j’exerce mes missions au collège XXXXXX au service de la gestion, avec plus des responsabilités, j’assiste à des réunions, en l’absence du gestionnaire j’encadre les personnels d’agents d’entretien.

Mon initiation au métier de secrétaire administrative m’a permis de découvrir les grandes règles et les procédures administratives, le fonctionnement du système éducatif. De même, je me suis progressivement approprié mon environnement professionnel, ma curiosité intellectuelle, en utilisant régulièrement les outils bureautiques et les applications informatiques.

Au fil de mes années au pôle de gestion, mes missions et mes responsabilités augmentées progressivement. En 2012-2017, j’ai obtenu l’aval de ma direction de recruter de 2 secrétaires en contrat aides 20 heures par semaines, affectée dans mon service. Ce qui m’a soulagé de certaines tâches et dégagé du temps pour répondre efficacement au surcroit d’activité.

Ces marges sont très grandes, car au bout de 12 ans d’expérience, le chef de service et le principal ont confiance en mon travail, ils savent donc que si je ne suis pas certaines d’une décision, je les consulterais, et que, dans le cas contraire, mon expérience et la connaissance de mon poste me permettent d’agir seule.

Exemple :

• J’organise et réalise mon travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le gestionnaire.
• J’assure la permanence du service de gestion en l’absence du chef de service afin d’alléger la continuité du service.
• J’ai souvent proposé mes idées à mon chef de service, ce qui a souvent donné une discussion et transmission des informations au chef d’établissement

J’exerce des fonctions d’encadrement, en l’absence du gestionnaire, j’endosse la responsabilité de l’encadrement des agents qui en dépendent (agents territoriaux), planning de travail, absences. Lors du recrutement des aides de secrétaire (en contrat aidé) affectées à la gestion 20 heures par semaines) et 6 élèves stagiaire, je les accompagne pendant toutes la durée de leurs contrats, je leur enseigne le fonctionnement de l’établissement, ses codes, ses habitudes et aussi les formées dans le domaine de l’administration (ex : comment établir une demande devis chez les fournisseurs, comment rédiger un courrier). Je les présente à toutes les personnels de l’établissement

Ils sont sous ma responsabilité à la gestion, dans un rôle tutrice et formatrice.