Poste occupé : Assistante de Direction

Je suis assistante de Direction dans le service administratif de l’Association Sxxxx.

Le service administratif est composé de 4 personnes qui dépendent directement de la Direction (voir organigramme en annexe 1) :
- 2 comptables (1 responsable comptable et 1 comptable),
- 1 assistante de direction
- 1 assistante administrative

Dans cette unité de travail, j’occupe la fonction d’assistante de direction de l’association.
- Je gère l’agenda de la Directrice.
- Je gère son secrétariat et celui du Conseil d’Administration

Mon travail est contrôlé et évalué par la Directrice qui définit mon poste. Elle me donne des directives.

À la demande de la Direction, lorsque je dois transmettre des informations, je contrôle leur bonne circulation et leur mise en application.

- Je veille moi-même à tout mettre en oeuvre pour la bonne coordination des tâches qui m’incombent.
- Je contrôle mon propre travail avant de le soumettre.
- Je suis entièrement autonome dans mon travail.

Au départ, j’ai intégré l’Association Sxxxx pour effectuer, en contrat à durée déterminée, le remplacement d’une secrétaire en mi-temps thérapeutique. 

Je réalisais quotidiennement des tâches de secrétariat. À la suite du décès de cette personne, la directrice a créé un poste
d’Assistante de Direction. J’ai soumis ma candidature et j’ai été sélectionnée.

J’ai donc pris en charge un secrétariat plus autonome avec la gestion de l’agenda de la Directrice, la gestion de dossiers clés comme les réunions du Conseil d’Administration, Assemblées Générales, les dons, la logistique, le suivi des candidatures/recrutement, la gestion des tâches administratives.

Forte d’une longue expérience et marquée par de multiples changements dans ma carrière professionnelle, j’ai, avec le temps, acquis une solide base de travail. 

Ces changements m’ont permis une adaptation rapide à mes nouvelles fonctions et une souplesse d’esprit qui m’ont aidée dans la prise en charge de mes nouvelles responsabilités.

J’ai su mettre mes acquis en pratique afin de répondre aux demandes de ma supérieure. Elle attendait de moi un savoir-faire, mais aussi de la créativité :

- J’ai pris en charge le secrétariat de la Directrice, mais aussi du Conseil d’Administration.

- Assister aux réunions du Conseil d’Administration m’a permis d’être au fait des informations.

Je suis passée d’un temps partiel à un temps plein. J’ai dû me réorganiser tant personnellement que professionnellement.
J’ai pu mettre en oeuvre de nouvelles méthodes de travail (prise de notes avec un pc portable, mise à disposition de valisettes de couleur pour l’utilisation des véhicules, transmission des messages par mails plutôt que sur bouts de papier…).
Enfin, je recherche régulièrement sur Internet les informations sur le monde associatif de façon à être en conformité dans mon travail.

L’intégration de ce nouveau poste d’assistante de direction et des tâches inhérentes à la fonction m’ont amenée à apporter quelques changements :
- La Directrice ne partageait pas son agenda avec les secrétaires avant cette création de postes. J’ai proposé de mettre en place un partage de son agenda en utilisant Outlook.
- J’ai pu mettre en place la transmission des messages téléphonés en utilisant la boîte mail (messagerie Outlook).

Auparavant les messages étaient transmis sur des bouts de papier et apportés sur le bureau du destinataire.

En termes d’autonomie, je reçois les directives de la Directrice de l’Association. Elle me communique un objectif. Ensuite, je suis autonome dans la réalisation de mes tâches et des dossiers que je gère. 

À tout moment, je tiens la directrice informée de l’évolution des projets.
J’ai une grande marge d’initiative. Par exemple, lorsque je dois organiser une réunion du Conseil d’Administration plusieurs fois dans l’année ainsi que l’Assemblée Générale annuelle.

En fonction de quelques directives, que je reçois de ma direction, mais aussi de la Présidente de notre association, je déploie toute mon énergie à mener à bien les réservations de salles, matériels.

J’effectue préalablement toutes les tâches administratives : création des documents (envoyer la convocation aux membres du Conseil d’Administration, mais aussi à tous nos partenaires -pour les Assemblées Générales- itinéraires ou plan, ordre du jour, les listes d’émargements, tableaux signalétiques des réponses, PowerPoint de présentation, puis compte-rendu).

Je n’exerce aucune fonction d’encadrement à proprement parler. Cependant, je reçois et accompagne des stagiaires pour des stages d’environ 6 semaines (Bac pro secrétariat). Je leur explique mon travail, comment je m’organise et procède. 

- Je leur transmets toutes les informations afin qu’elles puissent réaliser les tâches administratives que je leur demande de faire et qu’elles découvrent parfois.
- Je vérifie ce qu’elles font et les aide à s’améliorer au besoin.
- Je participe avec la Direction à la validation des tâches exercées dans le rapport des stagiaires et peux être amenée à répondre au professeur référent de ce stage.